Im Menü Buchhaltung/Datenexport/Betriebsprüfung können Sie die Druckfiles gem. §§131 und 132 BAO erzeugen.

Darüber hinaus sind CSV-Exports für alle wichtigen Berichte verfügbar.

Für die Erstellung der Daten für eine Steuer- oder GPLB-Prüfung (Gemeinsame Prüfung Lohnabgaben und Beiträge) bietet easy2000 spezifische Exportfunktionen und Berichte an, die den gesetzlichen Anforderungen (z. B. §§ 131, 132 BAO) entsprechen.

Hier ist die strukturierte Vorgehensweise für die drei Bereiche:

1. Finanzbuchhaltung (Doppelte Buchhaltung / Einnahmen-Ausgaben-Rechnung)

Um der Finanzverwaltung steuerrelevante Daten maschinell verwertbar zur Verfügung zu stellen, nutzen Sie die integrierte Exportfunktion:

• Export für die Betriebsprüfung: Wählen Sie im Hauptmenü den Pfad „Buchhaltung / Datenexport / Betriebsprüfung (Druckfiles)“.
• Funktion: Das Programm erstellt automatisch ein Verzeichnis mit den notwendigen Daten (Druckfiles gemäß §§ 131 und 132 BAO). Dieses Verzeichnis kann auf einen externen Datenträger (USB-Stick, CD) kopiert werden.
• Wichtige Berichte: Zusätzlich zu den Exportfiles können folgende Berichte als PDF oder Textdatei ausgegeben werden:
  • Buchungsjournal: Chronologische Auflistung aller Buchungen.
  • Kontenblätter: Detaillierte Ansicht der einzelnen Konten.
  • Saldenliste: Übersicht der Kontensalden.
  • Anlagenspiegel: Dokumentation des Anlagevermögens und der AfA-Buchungen.

2. Lohnverrechnung (GPLA- / GPLB-Prüfung)

Bei einer Prüfung der lohnabhängigen Abgaben (GPLB) stehen die Lohnkonten im Zentrum der Prüfung.

• Export der Lohnkonten: Der Bericht „Lohnkonten“ ist speziell für Prüfungszwecke vorgesehen.
  • Gehen Sie zum Bericht „Lohnkonten“.
  • Klicken Sie im Berichtsfoto auf das „3. Symbol“ (Texteditor-Symbol), um die Lohnkonten als DRUCKFILE (Textdatei) zu exportieren.
  • Alternativ können die Daten über das Excel-Symbol als CSV-Datei exportiert werden.
• Weitere relevante Dokumente:
  • Jahreslohnzettel (L16): Zur Kontrolle der gemeldeten Daten beim Finanzamt.
  • mBGM-Protokolle: Protokolle der monatlichen Beitragsgrundlagenmeldungen an die Sozialversicherung.
  • Kostenstellenberichte: Falls die Lohnkosten nach Kostenstellen geprüft werden müssen.

3. Fakturierung / Rechnungsprogramm (inkl. Registrierkasse)

Hier wird zwischen der allgemeinen Fakturierung und den spezifischen Anforderungen für Registrierkassen unterschieden:

• Allgemeine Fakturierung:
  • Rechnungs-Listen: Erstellen Sie Listen der Ausgangsrechnungen, sortiert nach Rechnungsnummern, über „Berichte / Rechnungs-Liste“.
  • Export in die Buchhaltung: Über „Daten-Import/Export / in die Finanzbuchhaltung“ können die Rechnungsdaten zur Abstimmung mit der Buchhaltung exportiert werden.
• Registrierkasse (RKSV-Konformität):
  • Datenerfassungsprotokoll (DEP): Dies ist das wichtigste Dokument für die Kassenprüfung. Es muss ab dem 1.4.2017 jederzeit auf einem externen Datenträger exportierbar sein.
  • Exportpfad: „Daten-Import/Export / Datenerfassungsprotokoll RKSV exportieren“.
  • Tagesabschluss (Z-Bericht): Beim täglichen Tagesabschluss werden alle Rechnungen und Hilfsbons in eine Textdatei exportiert, die für eine Steuerprüfung vorgelegt werden kann.
• Fahrtenbuch:
  • Falls ein elektronisches Fahrtenbuch geführt wird, gibt es unter „Datenbank / Datenexport / Betriebsprüfung (Druckfiles)“ eine Funktion zum Export des Fahrtenbuchs und des Änderungsprotokolls.

Allgemeiner Hinweis: Es wird dringend empfohlen, alle exportierten Dateien und Berichte regelmäßig auf externen Datenträgern zu sichern, da das interne Autobackup allein keinen ausreichenden Schutz vor Datenverlust durch Hardwarefehler bietet.

Quelle: KI copilot.microsoft.com/chats
Quelle: KI notebooklm.google.com/notebook
Die Angaben sind KI-basiert und erfolgen ohne Gewähr. Abweichungen oder Fehler sind nicht ausgeschlossen.