easy2000 unterstützt die elektronische Archivierung von Belegen durch die Verwaltung gescannter Dokumente. Hier sind die wichtigsten Punkte zur elektronischen Archivierung mit easy2000:

• Speicherort: Beim Anlegen eines neuen Anlagenverzeichnisses, einer Buchhaltung oder eines Dienstgebers wird automatisch ein Ordner im Dateisystem erstellt, um die gescannten Belege zu speichern.
  • Für das Anlagenverzeichnis wird ein Ordner namens AV-BELEGE_ gefolgt vom Namen des Anlagenverzeichnisses erstellt. Zum Beispiel: C:\easy2000\[Buchhaltungsprogramm*]\AV-BELEGE_Maier.
  • Für die Buchhaltung wird ein Unterverzeichnis mit dem Namen DB-BELEGE_ und dem Namen der neuen Buchhaltung erstellt. Zum Beispiel: C:\easy2000\Buchhaltung\DB-BELEGE_Maier03.
  • Für die Lohnverrechnung wird ein Ordner mit dem Namen LV-DOKUMENTE_ und dem Namen des neuen Dienstgebers erstellt. Zum Beispiel: C:\easy2000\Lohnverrechnung\LV-DOKUMENTE_Maier.
• Dateinamen: Die gescannten Belege sollten mit den von easy2000 generierten Anlagennummern (für Anlagenverzeichnisse) oder Buchungsnummern (für Buchhaltung) als Dateinamen gespeichert werden.
• Zugriff auf Belege: Auf die Belege kann jederzeit über die Berichte zugegriffen werden, indem man mit der rechten Maustaste auf eine Buchung klickt oder im rechten Zusatzfenster, wenn die Buchung markiert ist und ein Buchungsbeleg hinterlegt wurde.
• Verwaltung der Belege: easy2000 unterstützt die Verwaltung gescannter Belege, indem es einen direkten Zugriff auf die gescannten Dokumente ermöglicht, wenn diese im entsprechenden Verzeichnis mit den zugehörigen Nummern abgelegt werden.
• Systemvoraussetzung: Ein Scanner und ein Bildbetrachtungsprogramm sind notwendig.

Durch diese strukturierte Ablage können Belege einfach elektronisch archiviert und mit den entsprechenden Buchungen oder Anlagen verknüpft werden.

Es ist auch möglich, Berichte als PDF-Dateien zu speichern, was eine weitere Möglichkeit zur elektronischen Archivierung bietet.

Es ist wichtig zu beachten, dass selbst erstellte Dokumente (z.B. Word, Excel) oder gescannte Dokumente separat gesichert werden müssen. Es wird empfohlen, das gesamte Arbeitsverzeichnis zu kopieren, um alle relevanten Daten zu sichern.

Quelle: KI notebooklm.google.com/notebook